ကျွန်မတို့လုပ်ငန်းတွေမှာ ၀န်ဆောင်မှုကောင်းအောင် ဘယ်လောက်ပဲ ပြင်ဆင်ထားပေမယ့် ၀ယ်သူတွေဆီကနေ ပြဿနာရှာတာ၊ complaint တက်တာတွေ တစ်ချိန်ချိန်မှာ ကြုံတွေနေရမှာပဲ ဖြစ်ပါတယ်။ တစ်ခါတစ်လေ ပြဿနာဖြစ်သွားတာက ပြဿနာမဟုတ်ပါဘူး။ ပြဿနာကို ဘယ်လိုကိုင်တွယ်လိုက်လဲ ဆိုတာက ပြဿနာဖြစ်ပါတယ်။ ဥပမာ − ၀ယ်သူက ကိုယ့်ရဲ့ ၀န်ဆောင်မှုတစ်ခုကို မကြိုက်လို့၊ ငြိုငြင်သွားလို့ ကိုယ်ကိုလာပြောတယ်ဆိုတာက ပြဿနာရှာဖို့မဟုတ်ဘဲ သိစေချင်လို့ လာပြောတာလည်း ဖြစ်နိုင်ပါတယ်။ ဒါကို ကိုယ်က မဖြေရှင်းပဲထားလိုက်ရင် ၀ယ်သူတွေကို ပိုပြီး စိတ်မကျေမနပ်ဖြစ်စေမှာ ဖြစ်ပါတယ်။ ဖြစ်သွားတဲ့ ပြဿနာကို complaint တက်တာမဟုတ်တော့ပဲ ၀ယ်သူကို အရေးတယူမလုပ်တဲ့ အချိန်မှာ ခံစားရတဲ့ခံစားချက်ကြောင့် complaint တက်တာမျိုးဖြစ်သွားနိုင်ပါတယ်။ 

ဒါကြောင့် complaint ဖြစ်လာပြီဆိုရင် ကိုင်တွယ်ဖြေရှင်းရမယ့် အဆင့် ၉ ဆင့်ကို ပြောပြပေးသွားမှာဖြစ်ပါတယ်။ 

၁။ မြန်မြန်ဆန်ဆန်ဖြေရှင်းပေးပါ။

Complain တစ်ခုဖြစ်လာပြီဆိုရင် ၀ယ်သူတွေ ဘာအခက်အခဲဖြစ်သွားလဲ။ ဘာကိုအဆင်မပြေဖြစ်သွားလဲဆိုတာကို သေချာမေးမြန်းပြီး မြန်မြန်ဆန်ဆန် ဆောင်ရွက်ဖို့လိုပါတယ်။

၂။ ၀ယ်သူကို အရင်တောင်းပန်ပါ။

၀ယ်သူကတော့ အချိန်တိုင်း မှန်ချင်မှ မှန်ပါလိမ့်မယ်။ ကိုယ်ကပေးထားတဲ့ အချက်အလက်တွေကို သေချာမဖတ်တာလည်း ဖြစ်ချင်ဖြစ်နိုင်ပါတယ်။ ဒါပေမယ့် ၀ယ်သူစိတ်အနှောင့်အယှက် ဖြစ်ရတဲ့အတွက် တောင်းပန်ထားရပါတယ်။ 

၃။ ကိုယ်ချင်းစာစိတ်ပြသပါ။

၀ယ်သူကို ကိုယ်ချင်းစာကြောင်း ပြဖို့လိုပါတယ်။ ဥပမာ − ပစ္စည်းပို့တာနောက်ကျသွားလို့ ကိုယ့်၀ယ်သူက မကျေမနပ်ဖြစ်နေချိန်မှာ “အကိုရေ၊ ပစ္စည်းပို့တာနောက်ကျသွားတော့ ဘယ်အချိန်မှ ရောက်မလဲဆိုပြီး စိတ်ပူနေရမှာပေါ့နော်” စသည်ဖြင့်ပြောလိုက်တဲ့အခါမှာ ၀ယ်သူအနေနဲ့ သူ့ခံစားချက်ကိုနားလည်ပါလား ဆိုတဲ့ စိတ်ဖြစ်ပြီး ဒေါသထွက်နေတဲ့ အရှိန်လျော့ကျစေနိုင်ပါတယ်။

၄။ ၀ယ်သူနဲ့ ခံမငြင်းပါနဲ့။

ဒီအချက်ကအရမ်းအရေးကြီးတဲ့ အချက်ပဲဖြစ်ပါတယ်။ ၀ယ်သူနဲ့ ခံမငြင်းပါနဲ့။ ကိုယ်က ပေးသင့်တဲ့ အချက်အလက်တွေ အပြည့်အစုံပေးထားပေမယ့် ၀ယ်သူနဲ့ခံမငြင်းသင့်ပါဘူး။ ခံငြင်းခြင်းက မီးလောင်နေတာကို ပေါက်ကွဲအောင် လောင်စာထည့်ပေးလိုက်သလိုပါပဲ။

၅။ ၀ယ်သူရဲ့ ခံစားချက်ကို နားလည်ကြောင်းပြသပါ။

၀ယ်သူရဲ့အဆင်မပြေဖြစ်မှုတွေ၊ ပြဿနာတွေကို သေချာနားထောင်ပြီး ၀ယ်သူတွေရဲ့ခံစားချက်ကို နားလည်ကြောင်းအသိအမှတ်ပြုဖို့လိုပါတယ်။ ၀ယ်သူတွေခံစားရသည့် စိတ်ခံစားမှုမျိုး၊ စိတ်ပျက်မှု၊  နားလည်မှုလွဲမှားမှု၊ စိတ်လှုပ်ရှားမှု သို့မဟုတ် အခြားခံစားချက်တစ်ခုခုကို ဖော်ပြတဲ့အခါ သင့်ဆီက နားလည်ပါတယ်ဆိုတဲ့ ခံစားချက်ကို မရရှိသည့်အခါ ပိုပြီး တင်းမာမှုတွေ ဖြစ်စေနိုင်သည်။

၆။ တိကျသေချာတဲ့ ဖြေရှင်းချက်အဆင့်တွေကို ရှင်းပြပါ။

တော်တော်များများက complain တက်တဲ့အခါ “ခဏလောက်စောင့်ပါ ဖြေရှင်းပေးပါမယ်” ဆိုပြီးပဲ ၀ယ်သူကျေနပ်အောင်ပြောလိုက်တယ်။ Complain တစ်ခုတက်တဲ့အခါ ဖြေရှင်းပေးပါမယ်ဆိုတဲ့ စကားတစ်ခွန်းတည်းနဲ့ မလုံလောက်ပါဘူး။ နောက်တစ်ခုက ၀န်ဆောင်မှုတစ်ခုလုပ်တဲ့အခါမှာ ၀န်ဆောင်မှုကိုတန့်စေတဲ့ အရာက မသေချာမှုပဲ ဖြစ်ပါတယ်။ လူတွေက မသေချာမှုကို မကြိုက်ကြပါဘူး။ ဒါကြောင့် ဘယ်အချိန်မှာ ဖြေရှင်းပေးမယ်၊ ဘယ်လိုဖြေရှင်းမယ် ဆိုတဲ့အချက်တွေကို တိတိကျကျပြောပေးရပါမယ်။

၇။ progress ကို အသိပေးထားရမယ်။ 

အပေါ်မှာပြောထားတဲ့ ဖြေရှင်းချက်အဆင့်တွေကို ၀ယ်သူသိအောင် ပြောပြပြီးတဲ့အခါ ဖြေရှင်းပေးဖို့ဘယ်အဆင့်ရောက်နေပြီဆိုတာကိုလည်း အသိပေးထားရပါမယ်။ ဥပမာအနေနဲ့ဆိုရင် complaint ဖြေရှင်းဖို့ အဆင့် ၄ဆင့်ရှိတယ်ရင် customer service ၀န်ထမ်းအနေနဲ့ ၀ယ်သူကို “ဟုတ်ကဲ့အကို။ အခု မန်နေဂျာကို တင်ပြထားပါတယ်” ဘယ်လိုအခြေအနေရှိနေပါတယ်ဆိုတာကို အသိပေးသင့်ပါတယ်။

၈။ အလျော်ပေးမှု (compensation) ကို စဥ်းစားထားသင့်ပါတယ်။ 

အလျော်ပေးတယ်ဆိုတာ service guarantee အတွင်း၀င်သေးရင်  ကုန်ပစ္စည်းကို အလုံးလိုက်ပြန်လဲပေးတာမျိုးတွေ ဖြစ်ကောင်းဖြစ်နိုင်ပါတယ်။ နောက်တစ်ခုက ကိုယ့်ကုန်ပစ္စည်း၊ ၀န်ဆောင်မှုကို သုံးလိုက်လို့ စိတ်ကျေနပ်မှုမရှိတဲ့အခါ၊ စိတ်အနှောင့်အယှက်ဖြစ်သွားတဲ့အခါ ၀ယ်သူစိတ်ကျေနပ်အောင် အပိုဆောင်းအနေနဲ့ gift voucher ပေးလိုက်တာမျိုးတွေ၊ လက်ဆောင်ပစ္စည်းလေးတွေ ပေးတာမျိုးတွေ အစသဖြင့် တစ်ခုခုဘာပြန်လုပ်ပေးလို့ရလဲ ဆိုတာမျိုးကိုလည်း စဥ်းစားထားသင့်ပါတယ်။

၉။ ကျေးဇူးတင်စကားပြောပါ။

Complain တက်တဲ့၀ယ်သူကို ကျေးဇူးတင်ရပါမယ်။ သူသာ complain မတက်ရင် ကိုယ်လုပ်ငန်း၊ ၀န်ဆောင်မှုမှာ ဘာတွေချို့ယွင်းလဲဆိုတာ သိနိုင်မှာ မဟုတ်တဲ့အတွက် ကျေးဇူးတင်ရပါမယ်။ သိတဲ့အခါ နောင်တစ်ချိန် အမှားမဖြစ်အောင် ပြန်ပြင်ဆင်လို့ရမယ်။ ဒါ့အပြင် complain တက်တဲ့ customer အနေနဲ့လည်း စိတ်ကျေနပ်မှုရသွားတဲ့အတွက် အမြဲတမ်း၀ယ်ယူတဲ့ဖောက်သည်တစ်ဦး ဖြစ်လာပါလိမ့်မယ်။။ 

၀န်ဆောင်ပေးနေရတဲ့ လုပ်ငန်းပိုင်ရှင်တွေ၊ ၀န်ထမ်းတွေ အနေနဲ့ အပေါ်မှာ ဖော်ပြပေးသွားတဲ့ အဆင့် ၉ ဆင့ကို သေသေချာချာ ပိုင်ပိုင်နိုင်နိုင်ပြောနိုင်ပြီ လုပ်နိုင်ပြီဆိုရင် ၀ယ်သူတွေကို ၁၀၀% စိတ်ကျေနပ်မှုရရှိစေနိုင်မှာဖြစ်ပြီး ကိုယ့် brand ကို သစ္စာရှိတဲ့ ၀ယ်သူတွေဖြစ်လာမှာဖြစ်ပါတယ်။ 

မိတ်ဆွေရဲ့ လုပ်ငန်းမှာ ဝန်ဆောင်မှု ပိုကောင်းအောင် လုပ်ပေးနိုင်ဖို့အတွက် စနစ်တကျ သုံးသပ် စဥ်းစားနိုင်ဖို့ဆိုရင်တော့ ကျွန်မတို့ Better Version မှ ဖွင့်လှစ်သင်ကြားပေးနေတဲ့ “Better Cstomer Service” ဆိုတဲ့ သင်တန်းကို တက်ရောက်လို့ရပါတယ်။ 

—

ပိုကောင်းတဲ့ အနာဂတ်၊ ခိုင်မာတဲ့ အမှတ်တံဆိပ်တွေ တည်ဆောက်ဖို့ Better Version ရှိပါတယ်။

—

#သင်ထင်ထားတာထက်ပိုပါတယ်။ #တိုးတက်မှုတစ်ခုနေ့စဥ်ပြုပါ။ #MakeYourProgress